18.2 Автоматизация учета готовой продукции и ее реализации
Для реализации поставленной задачи использованы программные решения, состоящие из двух частей: АРМ по организации учета готовой продукции, ее отгрузки и реализации в отделе сбыта (коммерческом отделе) (АРМ УГПС), а также АРМ бухгалтера, ведущего учет отгрузки и реализации готовой продукции в бухгалтерии.
АРМ работника отдела сбыта (АРМ УГПС) обеспечивает учет поступления на склад и отгрузки со склада готовой продукции и позволяет получить информацию о наличии ее на складе, о выполнении договоров, о выписанных счетах-фактурах. Он выполняет такие функции, как организация и ведение картотеки складского учета, учет отгрузки готовой продукции, рекламаций, выполнения договоров, а также печать регистров и сервис. В соответствии с этими функциями строится главное меню (рис. 18.1.)
Полная информация, участвующая в обработке, содержится в пяти справочниках (рис. 18.2 и табл. 1): справочник потребителей (POTREB), справочник-ценник (PROD), справочник-ценник тары (TARA), справочник договоров (DOGVR), справочник актов забракованных изделий (RECL).
Таблица 1.
Позиции |
Тип |
Длина знака |
Справочник потребителей (POTREB) |
Код потребителя |
С |
10 |
Наименование |
С |
30 |
Адрес |
С |
40 |
Расчетный счет |
С |
11 |
Где находится |
С |
30 |
Код плательщика |
С |
10 |
Наименование плательщика |
С |
30 |
Справочник - ценник (PROD) |
Номенклатурный номер |
С |
7 |
Наименование изделия |
С |
9 |
Тип изделия |
С |
9 |
Единица измерения |
С |
2 |
Цена оптовая |
N |
6,2 |
Рис.18.2 Справочники.
Функция «Карточка» обеспечивает регистрацию поступления готовой продукции на основе сдаточной накладной, а также просмотр картотеки складского учета. В процессе регистрации поступления готовой продукции заполняют карточку складского учета по указанному номенклатурному номеру изделия (табл. 2). При желании пользователь может вывести результаты просмотра на печать.
Функция «Отгрузка» включает формирование и печать счетов-накладных, которые необходимы для отгрузки продукции потребителям, а также ввод данных об отгрузке и таре, получение информации, отражающей текущую ситуацию по отгрузке продукции.
При печати счетов-фактур пользователь выбирает потребителя, который его интересует, и указывает необходимые атрибуты (количество экземпляров, номер счета-накладной, скидка и надбавка в процентах, тариф, шифр цен, признак отгрузки и др.)
Выбор данных о физической отгрузке продукции осуществляется на основе выбора пользователем интересующих его номера счета-фактуры, потребителя и номенклатурного номера. После этого ему предъявляются атрибуты выписанной счета-накладной. Необходимо ввести дату отгрузки, фактическое количество отгруженной продукции и признак отгрузки. Проверив правильность заполнения, пользователь вводит данные о таре. Для этого указывают количество видов тары по изделию, выбирают ее и указывают общее количество (таблица 3).
Поскольку в счете-фактуре печатаются все номера по выбранному потребителю, а данные об фактической отгрузке могут быть введены лишь по некоторым из них, то возникает необходимость удаления тех записей, по которым не будет производиться фактическая отгрузка. Для этого выбирается номер накладной потребителя, номенклатуры. В поле «фактически отгружено» вводится значение 0. Данные по таре в этом случае не вводятся.
Печать данных об отгрузке конкретного изделия конкретному потребителю в разрезе дней исходного месяца осуществляется по форме, указанной в таблице 4.
Таблица 4.
Справка об отгрузке.
Потребитель |
Номенклатурный номер |
Документ |
От кого поступило (кому |
Признак |
Приход |
Расход |
Остаток |
Дата |
Номер |
отпущено) |
|
|
|
|
Работу по рекламациям обеспечивает функция «Рекламации». Здесь тоже выполняется печать признаков-накладных и ввод данных об отгрузке продукции, формируется отчет о состоянии дел по рекламациям. Печать признаков-накладных осуществляется после указания пользователей необходимых атрибутов: количества экземпляров, номера приказа-накладной.
Вывод информации о фактической отгрузке может быть выполнен после выбора пользователем интересующего его номера приказа-накладной, потребителя и номенклатурного номера. При этом будут предъявлены атрибуты выписанной счета-фактуры. Здесь пользователь уточняет дату фактической отгрузки, количество отгруженной продукции и признак отгрузки. Если при вводе фактической отгрузки общая величина становится больше или равна планируемой, то выводится сообщение о завершении выполнения обязательств по поступившим рекламациям.
Поскольку в счете-фактуре печатаются все номера по выбранному потребителю, а фактическая отгрузка может быть введена лишь по некоторым из них, возникает необходимость удаления записей, по которым фактической отгрузки не будет. Для этого выбирается номер накладной, потребителя, номенклатуры и в поле «фактически отгружено» вводится 0.
Для печати данных об отгрузке по рекламациям вводятся код потребителя и номенклатурный номер изделия в разрезе дней исходного месяца.
Еще одна функция - «Просмотр договоров» обеспечивает выборку всех заключенных договоров по отгрузке продукции и после ввода номера договора, его даты и кода потребителя, осуществляется высвечивание видеокадра по форме, представленной ниже (таблица 5).
Таблица 5.
Функция «Просмотр договора»
Номер договора |
Дата договора |
Код потребителя |
Номенклатурный номер |
Единица измерения |
План |
Факт |
Остаток |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Функция «Печать» включает печать оборотной ведомости, отчета о поставке продукции (таблица 6 и 7).
Таблица 6.
Оборотная ведомость.
Наимено- |
Номенкла |
Единица |
На |
Оборот |
На конец |
вание то-
варов, ма
териалов |
турный номер |
измерения |
начало
месяца |
Приход |
Расход |
месяца |
Таблица 7.
Отчет об отгрузке готовой продукции в _______ месяце
по номенклатурному номеру.
Фондо-держа-тель |
Потребитель, город |
По договору |
Фактически поставлено |
Отгру-зить по рекламациям |
Отгружено в счет рекламации |
Недог-рузка (перег-рузка) по договору |
Недог-рузка по рекламации |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Функция «Сервис» обеспечивает печать визитной карточки, настройку цвета, копирование, а также ведение справочников и рекламаций.
